Подготовка тендерной документации и заявки

Кому нужна разовая подготовка, а не сопровождение

Месячное сопровождение устроено под регулярные подачи: ежедневный мониторинг, десяток заявок в месяц, торги, договоры. Если компания участвует два-три раза в год или у неё есть свой специалист, который не справляется только со сложными лотами, платить за месяц нет смысла. Нужна одна заявка, собранная правильно.

Типичные ситуации: крупный лот, который выпадает раз в год и ошибка в нём стоит слишком дорого; первая заявка новой компании, когда ещё не понятно, нужен ли этот рынок вообще; строительная закупка, где штатный тендерный специалист не умеет считать смету; закупка квазигоссектора по незнакомым правилам.

Разовая подготовка — та же работа, что и в сопровождении, только на одном лоте и без обязательств на будущее. Если после неё компания решает участвовать регулярно, стоимость подготовки засчитывается в первый месяц сопровождения.

Из чего состоит заявка

Заявка — это не одна форма, а пакет, который заказчик проверяет построчно. Первая часть — документы соответствия квалификационным требованиям: подтверждение опыта договорами и актами, трудовые и материальные ресурсы, лицензии и разрешения нужной категории, справки об отсутствии задолженности. Вторая часть — техническая: спецификация, где каждая характеристика должна совпадать с требованием или быть лучше него, смета или расчёт цены, график поставки. Третья — само ценовое предложение и обеспечение заявки.

Отклоняют почти всегда по первой и второй части. Опыт подтверждён договором без акта. Лицензия есть, но приложение к ней не покрывает один вид работ из объявления. В спецификации пропущена строка, которую заказчик считает обязательной. Эти ошибки не видны тому, кто собирает заявку впервые, и очевидны тому, кто видел сотни отклонений.

Поэтому подготовка начинается не с заполнения форм, а с чтения объявления: что именно требуется, чем это подтверждается, чего у компании нет и можно ли это получить до срока подачи. Если не хватает критичного документа, мы говорим это до начала работы, а не после отклонения.

Смета, спецификация и цена

В большинстве закупок цена — одно число, и главное в нём — нижняя граница, ниже которой исполнение станет убытком. Мы считаем её от себестоимости компании и условий договора: аванс, сроки оплаты, обеспечение исполнения, штрафы. Заявка с ценой ниже этой границы выигрывает тендер и проигрывает деньги.

В строительстве за ценой стоит смета по ведомости объёмов, и заказчик проверяет её не менее внимательно, чем итог. Здесь подготовка заявки включает сметную часть: расценки, материалы, механизмы, накладные — так, чтобы расчёт сходился с объявлением и выдерживал проверку.

Техническая спецификация проверяется против требований заказчика строка за строкой. Заявка со спецификацией, скопированной из прошлой закупки, — частая причина отклонения: требования у двух похожих лотов различаются в деталях, и именно детали проверяют.

За что мы отвечаем

За допуск. Заявку, которую мы подготовили, рассматривают по существу, а не отклоняют на формальной проверке. Если её не допустили по нашей вине — из-за ошибки в документах, сроках или форме, — возвращаем стоимость подготовки.

Победу не гарантирует никто: в аукционе всегда может появиться участник с меньшей маржой, а в конкурсе — с большим опытом. Зато мы называем шансы до начала работы: если по прошлым закупкам этого заказчика видно, что ваша цена или опыт не проходят, мы скажем об этом вместо того, чтобы взять деньги за заведомо проигрышную заявку.

Как мы работаем

1. Разбираем лотЧитаем объявление и документацию целиком: способ закупки, квалификационные требования, спецификация, проект договора, обеспечения. Смотрим прошлые закупки заказчика — кто участвовал и с какими ценами.
2. Сверяем с тем, что есть у васСписок документов, которые нужны, против тех, что есть. Чего не хватает и успеем ли получить к сроку. Если критичного документа нет и не будет — говорим сразу.
3. Собираем пакетДокументы соответствия, спецификация, смета или расчёт цены по формам объявления. Каждая строка требований закрыта конкретным документом или значением.
4. Согласуем ценуНижняя граница от вашей себестоимости и условий договора. Ценовое предложение подаём в согласованных границах.
5. Подаём заранееПодписание и загрузка на портал не в последний час. Контролируем статус заявки, обеспечение и протокол допуска; при необоснованном отклонении готовим жалобу.

Частые вопросы

Сколько стоит подготовка одной заявки?

Зависит от лота: заявка на запрос ценовых предложений и заявка на строительный конкурс со сметой — разная работа. Цену называем после разбора объявления, до начала работы, и фиксируем. В месячное сопровождение подготовка заявок входит без ограничения по числу.

Сколько времени нужно на подготовку?

От двух-трёх дней на простую закупку до недели и больше на конкурс со сметой и большим пакетом документов. Главное ограничение — не наша скорость, а срок получения недостающих документов у вас: справки, акты, лицензии.

Вы готовите заявки для закупок Самрук-Казына и других компаний квазигоссектора?

Да. Там свои правила и формы, поэтому разбор лота занимает больше времени: сначала правила закупок заказчика, потом документация. Подготовка идёт по его формам, а не по шаблону портала госзакупок.

Что, если заявку всё-таки отклонят?

Если по нашей вине — возвращаем стоимость подготовки. Если отклонение необоснованное — готовим жалобу, это отдельная услуга с коротким сроком. Если причина по существу, например требования к опыту, — вы узнаете о ней до подачи, а не после.

Можно ли просто проверить заявку, которую мы собрали сами?

Да, это самый дешёвый вариант: проверка пакета перед подачей по требованиям объявления с перечнем того, что нужно исправить. Берём, когда до срока подачи остаётся хотя бы два рабочих дня, чтобы исправления успели внести.